חיפוש
הזמן עכשיו הורדה ניסיון לחודש

הפקת חשבונית מס, קבלה ומה שבניהם

כתב: דרור סדן, מנכ"ל כספית

חשבונית מס, קבלות, הצעות מחיר, תעודות זיכוי ועוד

הנהלת חשבונות של העסק איננה מסובכת, אבל חשוב לדעת מספר דברים לפני שמתחילים בה. נסביר כאן על הפקת חשבוניות מס, קבלות, חשבונית מס/קבלה, חשבונית ממוחשבת, חשבוניות עסקה, חשבוניות זיכוי, תעודות החזר, הצעות מחיר וכמובן רישום הוצאות. בכל עסקה צריך להפיק את אחד המסמכים הבאים:

חשבונית מס

חשבונית מס היא דרישה לתשלום. שולחים חשבונית מס לאחר סיום העבודה או לאחר הספקת המוצר וזו הדרישה שלנו מהלקוח לשלם לנו את הסכום שהוסכם.

חשבונית מס מפיקים בשני העתקים. על האחד מצוין "מקור". אנו חותמים עליו ומוסרים אותו ללקוח. על השני מצוין "העתק" ואותו אנו מתייקים. אם יש צורך, אפשר להפיק העתקים נוספים וגם לשלוח אותם במייל בעזרת כספית.

לפי הוראות החוק חשבונית מס צריכה לכלול את הפרטים הבאים:
תאריך העסקה, מספר רץ, שם העסק, מספר העוסק המורשה שלו, כתובת העסק והטלפון שלו, המילה "מקור" (מופיע רק בהעתק הראשון), פרטי הלקוח, וכמובן פרטי העסקה. החשבונית כוללת את ההכנסה ותוספת של מע"מ.

הפקת חשבונית מס יכולה להתבצע רק על-ידי עוסקים מורשים. כלומר, עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבונית מס.

חשבונית מס מהווה בסיס לרישום ההכנסות. והיא הבסיס לדוחות האחרים של העסק, לדוגמה: דו"ח מע"מ ודו"ח מקדמות מס.

מה המועד להפקת החשבונית?

חשבונית מס יוצרת חיוב לשלם את המע"מ שמפורט בא בתשלום המע"מ הבא (מדוע? זה פשוט נובע מאופן החישוב של ההכנסה לצורך דו"ח מע"מ). לכן, כולנו רוצים לדחות את הפקת החשבונית מאוחר ככל האפשר.

יש להפיק ללקוח חשבונית מס קרוב ככל האפשר להשלמת העסקה, גם אם לא קיבלנו תשלום במעמד מסירת המוצר או השירות. ביום 1/4/2012 פורסם תיקון 42 לחוק המע"מ, שהוא החוק שמחייב אותך לגבות מע"מ ולהפיק חשבוניות מס. בתיקון פרטים רבים, אבל בקצרה:

אם אתה נותן שירות (רק שירות, ולא מוכר סחורה של ממש, "טובין") אפשר לדחות את הפקת חשבונית המס (למעשה  חש/קבלה) עד שבועיים אחרי קבלת התשלום.

אם מדובר בעסקה בתשלומים, אפשר להפיק חשבונית מס (למעשה חש/קבלה) רק על התשלום שהתקבל (ולא על כל העסקה).

בנוסף, לקונה אין זכות לדרוש חשבונית מס לפני שהוא שילם עבור השירות. אפשר לשלוח לו חשבונית עסקה, או סתם מכתב שדורש את התשלום.

נקודה חשובה: אם אתה דוחה את הפקת החשבונית שם לב לחובה לנהל ספר הזמנות.

כיצד ומתי מבטלים חשבונית מס?

ישנם מספר מצבים:

טעות בחשבונית – נניח שהפקנו חשבונית מס, אבל שגינו בלקוח (אולי יש לנו שני משה כהן ברשימת הלקוחות?), או אולי בסכום או טעות אחרת. מה שחשוב הוא שיש לנו המקור (הנייר שעליו כתוב מקור) של החשבונית. גם אם כבר שלחנו את החשבונית ללקוח, לעיתים אפשר להתקשר אליו ולבקש ממנו להחזיר לנו את המקור של החשבונית. בכל מקרה, רק אם יש לנו המקור של החשבונית, אז יש להיכנס לכספית ולבטל את החשבונית. על המקור של החשבונית (כלומר, הנייר) רושמים בגדול "מבוטל". מצמידים את המקור להעתק ומתייקים.
הלקוח אינו מוכן להחזיר לנו את החשבונית המס או שאין לנו קשר עם הלקוח – במקרה זה, שבו אין לנו את המקור של חשבונית מס, לא ניתן לבטל את החשבונית. מה שעושים הוא להפיק חשבונית זיכוי. לאחר שהפקנו חשבונית זיכוי שולחים את המקור של חשבונית זיכוי ללקוח. הלקוח מצידו חייב להכניס את חשבונית הזיכוי שהוא קיבל להנהלת החשבונות שלו ולהחזיר את המע"מ למדינה. ישנן שלש דרכים לשלוח ללקוח את חשבונית הזיכוי:
שולחים את חשבונית הזיכוי בדואר רשום
או

מחתימים את הלקוח (אם יש לנו קשר איתו) על ההעתק
או

מקבלים אישור מהלקוח בפקס

כיצד משלבים בין חשבוניות מכספית לפנקס חשבוניות ידני?

כספית מאפשרת לשלב בין הפקה של חשבונית מס ידנית ובין שימוש בפנקס חשבוניות ידני. את חשבונית המס הידנית מזינים במסך הזנת הכנסות. חשוב שיהיו מספרים רצים מסדרות שונות לחשבוניות מס הממוחשבות ולחשבוניות מהפנקס.

מי רשאי להפיק חשבוניות מס?

עוסק מורשה זכאי להפיק חשבונית מס. עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבונית מס, כיוון שהוא אינו יכול לגבות מע"מ.

ההבדל בין חשבונית עסקה לחשבונית מס הוא שאנו איננו משלמים את המע"מ שדרשנו מהלקוח, והלקוח אינו רשאי להזדכות על המע"מ. בנוסף, לא כל עסק רשאי להפיק חשבונית עסקה. חובה להתייעץ עם רואה חשבון בכדי להבין אם אנו רשאים להפיק חשבוניות עסקה.

לעיתים קורה שהמקור של החשבונית אובד (לדוגמה, אבד בדואר) או נשחת (קפה?). לא ניתן להפיק מכספית "מקור" נוסף (אם אפשר היה, אז למעשה אין משמעות למילה מקור שעל העתק המקורי של החשבונית). במקרה זה מפיקים העתק וחותמים עליו "העתק נאמן למקור" בצירוף חותמת העסק.

ברטר (החלפת שירותים או סחורות)
מדי פעם בפעם קורה שמבצעים ברטר עם עסק אחר. לדוגמה: עסק של קייטרינג יכול לבצע את האירוח של הבר מצווה של בעל סוכנות נסיעות ויקבל בתמורה סוף שבוע בחו"ל. חשוב לדעת שגם עבור ברטר יש להוציא חשבונית ולגבות מע"מ. העלות היא העלות שהיה משלם לקוח אחר שהיה משלם בכסף עבור השירות או המוצר.

חיוב במטבע זר
לעיתים אנו עושים עסקאות במטבע זר. לדוגמה, מכירה של שירות חודשי כשהמחיר ננקב בדולרים. חשוב לדעת שלפי הוראות החוק החיוב הסופי חייב להיות בש"ח.

כספית מאפשרת חיוב במטבע זר. שער ההמרה נלקח אוטומטית מאתר האינטרנט של בנק ישראל.

חשבונית ממוחשבת ומשלוח חשבוניות בדואל

החשבונית הממוחשבת היא מסמך דומה למייל שמתפקד כחשבונית מס מקור.

בכדי לשלוח חשבונית ממוחשבת צריך לבצע לא מעט פעולות:

החשבונית צריכה להיות חתומה בחתימה דיגיטאלית. חתימה דיגיטאלית קונים מהספקים המתאימים.

צריך להודיע לפקיד השומה שאנו רוצים לשלוח חשבוניות ממוחשבות ולקבל ממנו אישור.

צריך לקבל אישור של הלקוח שהוא מוכן לקבל חשבונית ממוחשבת. מה שחשוב להבין הוא שבחשבונית הממוחשבת, המקור הוא המייל ששלחנו ללקוח.
אם הלקוח הוא עסק שחייב בהנהלת חשבונות (כלומר, לא לקוח פרטי), הוא חייב לשמור על המייל שבע שנים (בדיוק כמו שהוא צריך לשמור על חשבונית נייר). אם הוא מדפיס את המייל הוא למעשה שומר העתק של החשבונית ולא את המקור שלה וזה לא חוקי. בקיצור, אפשר לומר שה-OUTLOOK שלו הופך להיות תיקיה של הנהלת חשבונות.

מסיבות אלו החשבוניות הממוחשבות עדיין אינן פופולאריות אצל עסקים קטנים.

הגישה הפרקטית היא להמשיך לשלוח ללקוח חשבונית נייר, אבל מייד אח"כ לשלוח העתק של החשבונית בדואל בכדי שהלקוח יכין את השיק. כספית מאפשרת לשלוח (העתקים) של חשבוניות מס במייל.

הצעת מחיר

הצעת מחיר היא הצעה למתן שירות או מוצר. היא מהווה בסיס למו"מ עם הלקוח. לאחר שהושלם המו"מ, הלקוח חותם על הצעת המחיר ושלוח אותה בפקס אלינו. כאן נוצר למעשה חוזה בינינו לבין הלקוח בו הוסכם על השירות או המוצר, וכמובן על העלות ללקוח.

מאחר שהצעת המחיר היא למעשה חוזה, כדאי מאד לנהל את הצעות המחיר בכספית ולפרט בהצעת המחיר כמה שניתן את המוצר/שירות, מועד הספקה, תנאי תשלום וכו'.

דרך אגב, ניתן לשנות את הצעות המחיר במהלך המו"מ, עד לשלב שהלקוח חתם עליה.

תעודות משלוח

כאשר שולחים סחורה ללקוח צריך ללוות אותה בחשבונית מס או בתעודת משלוח. חייבים לפרט את הכמויות.
כספית מאפשרת לנו להפיק תעודות משלוח ואח"כ להפיק מהן חשבונית מס.

קבלה

קבלה היא אישור על קבלת תשלום. תשלום הוא מזומן, שיק, כרטיס אשראי, העברה בנקאית, הוראת קבע וכו' וגם ברטר.

חובה להפיק קבלה מייד עם קבלת תקבול. אם לדוגמה, מקבלים את התשלום "בשטח" (לדוגמה, קייטרינג שמקבל תשלום בסיום האירוע) רצוי להוציא קבלה (או חשבונית/קבלה) מפנקס ידני ולהזין אותה אח"כ לכספית דרך מסך הכנסות.

אי הוצאת קבלה באופן מיידי על כל תקבול, עלולה להביא לפסילת ספרי חשבונות העסק על ידי מס הכנסה!
יש לציין בקבלה כמה שיותר פרטים על התשלום. לדוגמה, מספר שיק, בנק, סניף, מס' חשבון. חשוב לציין גם תאריך פירעון. דרך אגב, תאריך הפירעון יאפשר לנו להפיק דו"ח קופה שבו מצוינים כל השקים הדחויים שיש להפקיד ביום נתון.

חשבונית מס/קבלה

מסמך המשלב את חשבונית המס עם הקבלה. אפשר להפיק חשבונית מס/קבלה כאשר מתקבל תשלום במעמד ביצוע העסקה.

כספית מאפשרת שליחה של חשבוניות/קבלה במייל.

חשבוניות עסקה

חשבונית עסקה דומה לחשבונית מס בהיותה דרישה לתשלום.

לא כל עסק יכול להפיק חשבונית עסקה. זה מותר לעסק אשר אינו מחזיק מלאי – בד"כ נותני שירותים (שאינם מוכרים מוצרים). עסקים העובדים על בסיס מזומן (לדוגמה: עורכי דין), מפיקים חשבונית עסקה כדי לחייב את הלקוחות שלהם. כשהם מקבלים את התשלום הם מפיקים חשבונית מס/קבלה.

כספית מאפשרת הפקה של חשבונית מס וחשבונית מס/קבלה ישירות מתוך חשבונית העסקה – ללא הצורך להקליד שוב.

חשבוניות זיכוי

כפי שבסברנו לעיל, אי אפשר לבטל חשבונית מס אם אין לנו המקור שלה. אם הלקוח אינו מוכן להחזיר לנו את החשבונית המס, או שאין לנו קשר עם הלקוח, מפיקים לו חשבונית זיכוי. לאחר שהפקנו חשבונית זיכוי שולחים את המקור של חשבונית זיכוי ללקוח. הלקוח מצידו חייב להכניס את חשבונית הזיכוי שהוא קיבל להנהלת החשבונות שלו ולהחזיר את המע"מ למדינה. ישנן שלש דרכים לשלוח ללקוח את חשבונית הזיכוי:
שולחים את חשבונית הזיכוי בדואר רשום

או

מחתימים את הלקוח (אם יש לנו קשר איתו) על ההעתק.

או

מקבלים אישור מהלקוח בפקס

תעודות החזר

כאשר לקוח מחזיר מוצר ומבטל את העסקה, מחזירים לו את התשלום. לצערינו רשות המיסים לא נתנה הנחיה ברורה כיצד לתעד את החזר התשלום. בכספית או מתעדים את החזר התשלום בתעודת החזר. תעודת ההחזר היא למעשה קבלה עם סימן מינוס. צריך לפרט באיזה אופן שילמנו ללקוח: שיק, מזומן וכו'.

בכספית יש פנקס נפרד לתעודות החזר.

רישום הוצאות ותשלום מע"מ

פעם בחודשיים (או פעם בחודש, לפי מה שקבע לנו מע"מ) מגישים דו"ח מע"מ. בדו"ח המע"מ אנחנו מדווחים למע"מ כמה מע"מ גבינו ומחסרים ממנו את המע"מ ששילמנו. את היתרה מעבירים למע"מ.

כספית מחשבת את המע"מ שגבינו מן החשבוניות שהפקנו.

כיצד נדע כמה מע"מ שילמנו? לצורך כך, צריך לנהל רישום מסודר של כל ההוצאות. הנה מה שנהוג לעשות:

שומרים על כל חשבונית מס שקיבלנו (שרלוונטית לעסק כמובן) במהלך החודש בשקית קטנה.

לקראת הגשת דוח המע"מ מזינים את ההוצאות לכספית. חושב לשם לב, שלא כל סוג הוצאה מזכה אותנו ב-%100 מסכום המע"מ.
לדוגמה, בתשלום עבור טלפון סלולרי מקבלים חזרה רק 2/3 מהמע"מ. כספית יודעת לחשב את סכום המע"מ לפי סיווג התנועה שנבחר.

אם מנהלים את העסק מהבית אזי אפשר לקזז חלק מן ההוצאות על תחזוקת הבית. אם אנחנו משתמשים בחדר אחד מתוך ארבעה אזי אפשר לקזז %25 מההוצאות הרלוונטיות: חשמל, טלפון, ארנונה, מיסי ועד, מים.

לאחר מסיימים להקליד את ההוצאות מעבירים אותן למאגר הקבוע. כספית נותנת לכל הוצאה מספר מנה. את כל ההוצאות של מנה אחת מתייקים יחד בשמרדף ומצרפים לו את דו"ח המנה שכספית מדפיסה עבורנו

אם שילמנו יותר מע"מ ממה שגבינו מגיע לנו החזר. יש בפנקס טופס מיוחד בצבע ורוד עבור החזר מע"מ.

השלב הבא הוא להיכנס למסך דו"ח מע"מ ולהעתיק את הפרטים לשובר התשלום בפנקס מע"מ שלנו.

משלמים את הסכום בסניף הדואר הקרוב.

חשוב לדעת שקיזוז המע"מ יכול להיעשות רק עבור עוסקים מורשים. עוסק פטור אינו גובה מע"מ ואינו מזדכה על מע"מ.

מקדמות מס

מקדמות המס הן מקדמות על חשבון מס הכנסה. אם היינו שכירים היינו משלמים מס הכנסה בכל חודש, בדיוק כך מס הכנסה גובה את מאיתנו מקדמה פעם בחודשיים (או פעם בחודש, לפי גודל העסק).

מס הכנסה שולח לנו פנקס מקדמות מס בו כתוב אחוז המס או הסכום שיש לשלם בכל תשלום. מסכום המקדמה מותר לנו לקזז ניכוי במקור. ניכוי במקור הוא כסף שלקוחות שלנו קיזזו מתשלום שהגיע לנו והעבירו למס הכנסה. הניכוי במקור נרשם בכספית דרך הקבלות. זו עוד סיבה חשובה להקפיד על רישום של קבלה.

יש הבדל גדול בתשלום מקדמות מס ממע"מ. אם מגיע לנו החזר (כלומר ניכו לנו במקור יותר ממה שהיינו צריכים לשלם) לא מקבלים החזר אלא מעבירים את היתרה לדו"ח הבא. זו סיבה טובה להיעזר בכספית משום שהיא עושה זאת אוטומטית.

המקדמות מחושבות כאחוז מן המחזור העסקי.

עבור עוסק מורשה המחזור העסקי הוא סכום החשבוניות וחשבוניות הקבלה שהוא הנפיק בתקופה.

עבור עוסק פטור המחזור הוא סכום הקבלות שהוא הנפיק בתקופה.

כספית יודעת לחשב את המחזור המתאים לפי סוג העסק.

מה מתבצע בפועל?
נכנסים למסך פרטי העסק ומעדכנים שם האם תשלום המע"מ ותשלום המקדמות הוא חודשי או דו חודשי.
מזינים את אחוז מקדמות המס מן הפנקס שקיבלנו.
כאשר מגיע מועד הגשת דו"ח מקדמות מס, נכנסים למסך מקדמות מס ומעתיקים את הפרטים הרלוונטיים לפנקס.
ניתן לצפות ברשימת התנועות שלפיהן כספית חישבה את המחזור.
אפשר גם לצפות בדו"ח המציג את התשלום השנית של המקדמות ובו מוצגת היתרה (אם יש כזו) המועברת מתקופת תשלום אחת לשנייה.
משלמים את הסכום בסניף הדואר הקרוב.


פתיחת עסק | ניהול סיכונים משפטיים | ייעוץ עסקי

רוצה לקבל חודש חינם? או פשוט להזמין את כספית?

ליצירת קשר עימנו: support@caspit.biz טל': 077-9233325