חיפוש
הזמן עכשיו הורדה ניסיון לחודש

מדריך להנהלת חשבונות בשמונה צעדים פשוטים

כתב: אסנת סדן, מנהלת שווק, כספית

באופן מפתיע, החלק הקשה ביותר בפתיחה של עסק היא דוקא עצם ההחלטה לפתוח את העסק. אבל אחר כך  מגיעות השאלות החשובות הנוגעות למהות העסק: מיקוד המוצר או השרות, מיהו קהל היעד וכיצד נגיע אליו. ואחרי אלה שאלות על אופן הפעלת העסק. אין צורך בלימודי הנהלת חשבונות. תוכלי לקרוא כאן את העקרונות הבסיסיים ולנהל בקלות את החשבונות בעזרת התוכנה. במאמר זה נתייחס דווקא לחלק הפשוט מכולם: הנהלת החשבונות.

את מרבית העבודה הקשורה בהנהלת חשבונות אפשר לעשות בעזרת תוכנה להנהלת חשבונות. בד בבד, כדאי להיעזר בייעוץ כללי של מנהל חשבונות או יועץ מס.

הנה רשימה קצרה ובה שמונה צעדים פשוטים להקמת העסק:

צעד 1: פתיחת תיק במע"מ

פונים למשרד המע"מ המקומי ומקבלים מספר עוסק מורשה, שהוא בדרך כלל מספר תעודת הזהות. למעשה, יש בפניו שתי אפשרויות: עוסק מורשה או עוסק פטור.

הקביעה אם העסק הוא עוסק מורשה או עוסק פטור נקבעת לפי ההכנסה המשוערת. ההבדל בינהם הוא שעוסק מורשה מנפיק חשבוניות ורשאי לקזז את המע"מ שהוא משלם עבור ההוצאות שלו. הרעיון של קיזוז המע"מ הוא פשוט:

לדוגמה:

גביתי 1,000 ₪  + מע"מ = 1,170 ₪. את המע"מ שגביתי (170 ₪) צריך להעביר לרשות המיסים.

מצד שני שילמתי לחברת חשמל עבור חשמל לעסק 600 ₪  + מע"מ = 702 ₪.

אנו רשאים לקזז את המע"מ ששילמנו בסך 702 ₪ מן המע"מ שגבינו, לכן צריך להעביר רק את ההפרש שהוא 170 ₪ - 102 ₪ = 68 ₪ .

מה קורה אם שילמנו יותר מע"מ מאשר גבינו? במקרה זה מגיע לנו החזר ממע"מ.

את המע"מ משלמים באמצעות פנקס שמע"מ שולח בדואר בכל שנה.

עוסק פטור אינו מוציא חשבוניות, אינו גובה מע"מ, ולכן אינו מתקזז על המע"מ.

צעד 2 : פתיחת תיק במס הכנסה

פונים למשרד המקומי של מס הכנסה, פותחים שם תיק ומקבלים שני מסמכים: "אישור על ניהול תיקים" ו"פטור מניכוי מס במקור".

מה זה ניכוי מס במקור?

לפי החוק חברות (אלו שיש להן בע"מ אחרי השם) חייבות לדרוש אישור על ניהול תיקים, וחייבות גם לנכות מס הכנסה בגובה 30% מהספקים שלהן, אלא אם הספק מציג אישור שהוא פטור ממס (או שצריך לנכות לו רק X%).

בכדי שלא ינכו לנו 30% (ולא ישאר לנו שום רווח!), צריך להעביר את האישורים לחברות שאנו עובדים איתן בכדי שלא ינכו לנו מס עודף במקור. שוב , אם לא נשלח ללקוח אישור על פטור ממס במקור (או אישור שהמס הוא רק X%) הוא חייב לנכות 30% במקור!

טיפ: כדאי לסרוק את האישורים למחשב וכך נוכל לשלוח אותם בדואל.

טיפ נוסף: ניתן לרשום הערה קבועה בחשבונית כמו "פטור מניכוי במקור עד לתאריך 31/12/2017" (כמובן, לפי הפטור שניתן לנו!). זה מספיק למרבית החברות בכדי לא לנכות לנו במקור.

מה זה מקדמות מס?

מס הכנסה רוצה את החלק שלו בהכנסה שלנו מוקדם ככל האפשר. לכן הוא ידרוש מאיתנו לשלם מקדמות מס במהלך השנה. המקדמות נקבעות כאחוז מסוים ממה שגבינו במהלך החודש.

אם צריך לשלם מקדמות מס, מס הכנסה ישלח לנו בדואר פנקס מקדמות מס.

חשוב לדעת, שבדומה למע"מ אנו רשאים לנכות מן המקדמות, סכומים שניכו לנו במקור. אבל, וזה אבל גדול, בשונה ממע"מ, אי אפשר לקבל החזר על המקדמות. אם יש יתרה מעבירים אותה לחודש הבא. בקיצור, החישוב כאן הוא יותר מסובך, ולכן כדאי להיעזר בתוכנה של הנהלת חשבונות

צעד 3: פתיחת תיק בביטוח לאומי

פונים לסניף המקומי של הבטל"א ופותחים שם תיק. חישובי התשלומים לבטל"א הם מסובכים ולכן לא נכנס אלים כאן. מספר טיפים:

  1. לדוגמה: נשים נשואות שמרוויחות פחות ממחצית המשכורת הממוצעת במשק, אינן צריכות לשלם לביטוח לאומי. לכן מספיק להן רק להירשם בבטל"א. אם צריך לשלם ביטוח לאומי – מקבלים בדואר פנקס.

בזה השלמנו את פתיחת התיקים ויצאנו לדרך. נאחל לעצמנו עבודה ולקוחות.

צעד 4: ביצענו את העבודה. כיצד גובים את התשלום?

עוסק מורשה: הדרישה לתשלום היא על-ידי חשבונית מס. מפיקים חשבונית מס בשני עותקים: מקור והעתק. את המקור נותנים ללקוח או שולחים לו בדואר.

עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבונית. הוא יכול פשוט להתקשר ללקוח שלו בטלפון או לשלוח ללקוח שלו חשבונית עסקה.

חשוב לשם לב להבדל בין חשבונית מס לחשבונית מס/קבלה: חשבונית היא דרישה לתשלום, חשבונית/קבלה היא גם דרישה לתשלום וגם אישור שקיבלנו תשלום. אם לא קיבלנו תשלום ובטעות ניתן ללקוח חשבונית/קבלה במקום קבלה הוא למעשה לא חייב לנו כסף! אנחנו תלויים עכשיו ברצון הטוב שלו.

צעד 5: קיבלנו את התשלום מהלקוח-- מה עכשיו?

לאחר שקיבלנו את התשלום, מפיקים מייד קבלה (אי אפשר להגזים בחשיבות של המיידיות. מס הכנסה רואה בחומרה רבה כל השתהות ברישום הקבלה!). בקבלה רושמים את כל פרטי התשלום: מזומן, שיק (עם כל הפרטים שלו), כרטיס אשראי וכו'. אם הלקוח ניכה לנו מס במקור, רושמים גם זאת.

אם התשלום ניתן לנו במקום מיד לאחר מתן השירות או מסירת הסחורה אפשר להפיק חשבונית מס/קבלה.

מהיכן מפיקים את החשבוניות והקבלות?

לפי דרישות מס הכנסה החשבוניות צריכות להיות מפנקס שמדפיסים בבית דפוס,או מתוכנת הנהלת חשבונות. על החשבונית צריכים להופיע מספר העוסק המורשה, שם העסק, וכתובת.

פנקס קבלות אפשר לרכוש בחנויות לצרכי משרד, או להשתמש בתוכנה להנהלת חשבונות. אם רכשנו פנקס צריך להחתים כל אחת מהקבלות בפרטי העסק: שם העסק, מספר עוסק מורשה, וכתובת.

את המקור צריך להדפיס ולתת/לשלוח ללקוח בדואר. יש תוכנות המאפשרות לשלוח העתקים של  המסמכים הללו גם במייל.

טיפ:

אפשר לערב בין שימוש בפנקס חשבוניות/קבלה ידני ובין תוכנת הנהלת חשבונות. כאשר אנחנו נמצאים אצל לקוח והוא משלם לנו על המקום, נוציא לו חשבונית/קבלה מהפנקס. אח"כ נזין את החשבונית לתוכנה.

צעד 6: הזנת הוצאות

שקית קטנה בתיק -- כדאי להחזיק בתיק שקית קטנה ולתוכה אוספים את כל החשבוניות והקבלות של ההוצאות. חשוב להקפיד שעל כל חשבונית כזו יהיה רשום: תאריך, שם העסק שממנו קניתם, המילה "חשבונית" או "חשבונית/קבלה", והשם של העסק שלכם.

ניהול החשבונות -- בסוף כל חודש מוציאים את כל החשבוניות שאספנו במהלך החודש מהשקית הקטנה. רושמים את כל ההכנסות (חשבוניות וחשבוניות/קבלה) ומפחיתים מהם את כל ההוצאות שהוצאנו. לצערנו מס הכנסה לא מכיר ב-100% מכל הוצאה. אם משתמשים בתוכנה להנהלת חשבונות, יהיה מוגדר בה עבור כל הוצאה איזה אחוז ממנה מוכר. לדוגמה: דואר מוכר ב-100%, אבל דלק לרכב רק ב-2/3.

אם מנהלים עסק מהבית אזי אפשר לקזז חלק מן ההוצאות על תחזוקת הבית. אם אנחנו משתמשים בחדר אחד מתוך ארבעה אזי אפשר לקזז 25% מההוצאות הרלוונטיות: חשמל, טלפון, ארנונה, מיסי ועד, מים.

אם משתמשים בתוכנת להנהלת חשבונות, ואם הוצאנו חשבוניות/קבלה ידניות מפנקס מזינים אותן לתוכנה.

לאחר שהזנו את ההוצאות לתוכנה היא תפיק לנו מספר מנה. הרעיון הוא פשוט: אוספים את כל ההוצאות שהקלדנו לשקית שמרדף ומתייקים בקלסר. על השמרדף רושמים בטוש את מספר המנה. אפשר גם להדפיס את רשימת ההוצאות שיש במנה ולהכניס לשמרדף. כך נוכל לשלוף בעתיד כל הוצאה.

צעד 7: תשלום מיסים: מע"מ ומקדמות מס

כספית  מראה בדיוק איך נראה דו"ח המע"מ ודו"ח מקדמות מס. וכל מה שנותר הוא להעתיק את הדו"ח לפנקס המתאים.

כדאי להגיע לסניף הדואר עם הדוחות המלאים (בפנקסים, כולל ההעתקים) והשקים המוכנים. חשוב מאד, גם אם לא הייתה פעילות בעסק – צריך למלא את הדוחות באפס ולהחתים אותם בסניף הדואר.

טיפ:

אחרי ה-10 בחודש יש תור גדול בסניפי הדואר ולכן עדיף לסיים את התשלום בתחילת החודש. אפשר לשלם בשיק דחוי שהדואר יפקיד ב-15 בחודש עבורנו.

עדיף עוד יותר לשלם את המע"מ דרך אתר האינטרנט של רשות המיסים.

צעד 8: דו"ח שנתי

בסוף השנה נקבל הביתה טופס דו"ח שנתי ממס הכנסה. את הטופס אפשר למלא לבד, או להיעזר ברואה חשבון. בסוף החשבונות נדע אם עלינו לשלם מס הכנסה בנוסף למקדמות המס ששילמנו (וזה המצב העדיף), או שמגיע לנו החזר מס.



פתיחת עסק | ניהול סיכונים משפטיים | ייעוץ עסקי

רוצה לקבל חודש חינם? או פשוט להזמין את כספית?

ליצירת קשר עימנו: support@caspit.biz טל': 077-9233325