חיפוש
הזמן עכשיו הורדה ניסיון לחודש

קורס הנהלת חשבונות לבעלי לב חלש

20. ביטולים, החזרות וזיכויים

השבוע נעסוק בצד הפחות זוהר של העסקים: ביטולים של עסקאות, החזרות של סחורה, וחובות אבודים.

כיצד מתעדים מקרים כאלה?

נתחיל במקרה הפשוט:

מקרה א' - החשבונית מקור בידינו

הפקנו חשבונית מס וכשהבטנו בה ראינו שטעינו: אולי שם הלקוח שגוי, אולי הסכום שרשמנו בחשבונית. לא משנה, מה שחשוב הוא שהחשבונית שגויה.

במקרה זה, כאשר יש לנו את המקור של החשבונית ביד קל לבטל:

  • נכנסים לכספית, בוחרים החשבונית בפנקס חשבוניות ולוחצים על כפתור ביטול.
  • שומרים את חשבונית הנייר שהדפסנו. רושמים עליה בעט בכתב ברור "מבוטלת" ומתייקים.

נניח ששלחנו את החשבונית ללקוח והוא התקשר לומר לנו שהחשבוניות שגויה. מה אז?

הפשוט ביותר הוא לקבל את החשבונית חזרה מהלקוח. אם הצלחנו, אז כמו במקרה הקודם:

  • נכנסים לכספית, בוחרים החשבונית בפנקס חשבוניות ולוחצים על כפתור ביטול.
  • שומרים את חשבונית הנייר שהדפסנו. רושמים עליה בעט בכתב ברור "מבוטלת" ומתייקים.

מקרה ב' - החשבונית הופקה בתקופת מע"מ מוקדמת יותר

חשוב לשם לב, שאפשר לבטל חשבונית בכספית רק במהלך תקופת המע"מ שהיא שייכת אליו. מדוע?

כספית מחשבת את דו"ח המע"מ לתשלום לפי תאריך החשבונית.

נניח שהפקנו חשבונית מס בתאריך 22/4/2011. שילמנו את המע"מ שלה בדו"ח מע"מ של 15/5/2011.

אם נבטל את החשבונית ביום 17/6/2011, אז לא נקבל את המע"מ שלה חזרה, כי דו"ח  המע"מ של 15/7/2011 לא כולל חשבונית שהתאריך שלה הוא 22/4/2011.

במקרה זה מפיקים חשבונית זיכוי כמו שנתאר עכשיו.

מקרה ג' - אין לנו את החשבונית מקור

ומה האם הלקוח לא מוכן להחזיר לנו את החשבונית, או אולי הוא איבד אותה?

אם אין לנו מקור של החשבונית אי אפשר פשוט לבטל אותה. מדוע? משום שהחשבונית "מקור" מקנה ללקוח זכות לקבל את המע"מ שרושם בה. אם הלקוח ישתמש במקור לקבל את המע"מ, ואילו אנחנו נבטל את החשבונית ולא נשלם את המע"מ. בקיצור בוצעה כאן גניבה!

במקרה זה, מפיקים חשבונית זיכוי.

  • את החשבונית זיכוי מוסרים ללקוח ביד ומחתימים אותו על העתק, או שולחים ללקוח בדואר רשום (בכדי לוודא שהוא קיבל אותה).
  • שומרים את הפתק של הדואר הרשום, מצמידים אותו להעתק של חשבונית הזיכוי, ומתייקים.

המטרה של המסירה ביד או בדואר רשום היא לוודא שהלקוח קיבל את חשבונית הזיכוי.

הוא חייב לפי החוק להכניס אותה לדו"ח המע"מ שלו ולשלם חזרה את המע"מ שהוא קיבל עבור חשבונית המס.

לאחר שוידאנו שהוא קיבל את חשבונית הזיכוי האחריות לעשות זאת עוברת אליו.

מה לגבי החזרת כספים?

מה קורה במקרה שבו הלקוח כבר שילם לנו עבור העסקה, ועכשיו צריך להחזיר לו את הכסף?

במקרה זה צריך לבצע שתי פעולות:

אם כבר הפקנו חשבונית עבור העסקה, נבטל אותה או נפיק חשבונית זיכוי לפי מה שתיארנו קודם.

בדרך כלל מחזירים ללקוח את הכסף באותו אופן שהוא שילם אותו: מזומן מול מזומן, שיק מול שיק, וזיכוי בכרטיס אשראי מול זיכוי בכרטיס אשראי.

כשמדובר בשיק, בדרך כלל מחזירים ללקוח את השיק שלו (אם השיק של לקוח עדיין לא הופקד לבנק).  מדוע?

בכדי לא להסתבך עם שיק ללא כיסוי כאשר אנחנו מצידינו נתנו לקוח כסף טוב.

במהלך החזרת הכספים ללקוח, נחתים אותו על תעודת החזר. המטרה היא לתעד את החזרת הכסף ללקוח, ו"להוציא" את התשלום שלו (לדוגמה, השיק שלו) מהקופה.

האם אפשר להתקזז עם הלקוח בחשבונית מס הבאה?

אם מדובר בלקוח שאנחנו בקשר מסחרי רצוף איתו, אפשר בהחלט  (אפילו רצוי) לחסוך בביטולים או בחשבוניות זיכוי, ולהתקזז איתו בחשבונית הבאה.

פשוט רושמים בחשבונית הבאה: זיכוי מחשבונית XXXXX ובסכום רושמים מינוס 1234 ₪.

מה לגבי חובות אבודים?

לא נדיר שהפקנו חשבונית מס ללקוח והוא נעלם בלי לשלם. במקרה זה "נדפקנו" פעמיים: גם לא קיבלנו תשלום עבור הסחורה או השירות, וגם שילמנו את המע"מ.

לפי תקנות מע"מ חובה למצות את כל האפשרויות המשפטיות לפני שנוכל להפיק חשבונית זיכוי. כלומר, חובה לשלוח ללקוח מכתבי התראה, ולפנות לטיפול משפטי, כולל הוצאה לפועל.

רק לאחר שההליכים האלה לא נשאו פרי, ורק לאחר 6 חודשים לפחות, אפשר להפיק חשבונית זיכוי.

אני רוצה להדגיש, אי אפשר להפיק חשבונית זיכוי סתם ככה כי נראה לנו שהחוב אבוד.

המשמעות הפרקטית היא שחובות עד סכום של כ-2,000 ₪ "הולכים לפח"  (כי העלות של הזמן ושל הטיפול המשפטי כנראה יעלו על סכום המע"מ, 320 ₪), ולא נקבל את המע"מ שלהם חזרה. אלה החיים  :-(...




<< חזרה לרשימת השיעורים של הקורס

רוצה לקבל חודש חינם? או פשוט להזמין את כספית?

ליצירת קשר עימנו: support@caspit.biz טל': 077-9233325