חיפוש
הזמן עכשיו הורדה ניסיון לחודש

קורס הנהלת חשבונות לבעלי לב חלש

6. קורס הנהח"ש - מה נכלל בהנהלת החשבונות של העסק?

קורס הנהלת חשבונות לבעלי לב חלש - השיעור השישי
שלום [[שם]]:

אנו שמחים לשלוח לך את השיעור השישי בקורס.
בברכה,
דרור סדן, מנכ"ל
dror@caspit.biz
מה נכלל בהנהלת החשבונות של העסק?

תיעוד פנים ותיעוד חוץ
אחד העקרונות הבסיסיים בהנהלת חשבונות הוא שתמיד מתבססים על מסמכים. אף פעם לא מסתמכים על אמירה בעל-פה.  לכן כל מערכת של הנהלת חשבונות מלווה בהרים של מסמכים.

מבדילים בין תיעוד פנים לתיעוד חוץ.

מהו תיעוד פנים?
תיעוד פנים הוא כל המסמכים שהעסק מפיק ללקוחות ולספקים שלו: חשבוניות מס, קבלות, תעודות משלוח, וכו' וכו'.
תיעוד חוץ הוא אוסף כל המסמכים שאנו מקבלים מהספקים שלנו: תעודות משלוח של סחורה שנשלחה אלינו, חשבוניות מס לתשלום, קבלות עבור תשלומים ששילמנו, וכו' וכו'.

רשות המיסים מחייבת אותנו להפיק תיעוד פנים לפעולות עסקיות שונות שאנו מבצעים.
הרשות גם דורשת שנחזיק תיק (=קלסר או שיטת תיוק אחרת) מסודר של תיעוד החוץ שאנו מקבלים.
הנה לשון החוק:

שרשרת המסמכים
רשות המיסים דורשת שננהל שרשרת של מסמכים שמתעדים את הפעילות העסקית שלנו.
פרט להצעת המחיר יש לרשות דרישות מפורטות לגבי הפורמט של המסמכים ולגבי המועד שיש להפיק אותם:

ספר כרוך
בפרקים הבאים נתקל במושג "ספר כרוך".
לדוגמה, קבלות יש להפיק מספר כרוך. אם כך, מהו ספר כרוך?

ישנן שלש אפשרויות:
א. ספר כרוך הוא פנקס כרוך (ולא קלסר עם דפים מחוררים שאפשר להוסיף לו ולהוציא ממנו דפים באופן חופשי), שדפיו מוספרו במספרים עוקבים לפני התחלת השימוש בו (בכדי שלא יהיה ניתן לתלוש דפים ולהעלים אותם);
או
ב. פנקס כרוך שכל דפיו ממוספרים במספרים עוקבים, שניתן לתלוש ממנו דפים, אבל חובה שיישאר בפנקס העתק של הדף שנתלש ושהמספר של ההעתק יהיה זהה למספר הדף שנתלש (זה הבסיס החוקי לכל הפנקסים שמדפיסים בבתי הדפוס);
או
ג. קובץ קבוע בתוכנה להנהלת חשבונות -- קובץ קבוע הוא קובץ שלא ניתן למחוק בו נתונים, לעיתים מותר לשנות חלק מהנתונים, אבל חובה שיהיה תיעוד של השינוי שבוצע בנתונים. הנתונים צריכים להיות ממוספרים ברצף מספרים עוקבים.
חשוב לדעת! 
גיליון חישובים של אקסל הוא לא קובץ קבוע כי ניתן למחוק בו נתונים ואין תיעוד מובנה של שינויים. לכן לא ניתן לנהל באקסל את מרבית הספרים של הנהלת חשבונות.
כלומר, אם אתה מנהל (אפילו) חלק  מהפנקסים באקסל אתה עובר על תקנות ניהול ספרים.

גם קובץ וורד הוא לא קובץ קבוע, לכן לא ניתן להפיק חשבוניות וקבלות מוורד.

אלו פנקסים שיחשבו כספר כרוך (למה לא לבחור במשהו שמח?):

 

ואלו קלסרים שלא יחשבו כספר כרוך:

 

גם זה לא נחשב לספר כרוך:

 



ספרים נוספים
בנוסף למסמכים שמתעדים את הפעילות העסקית יש חובה לנהל "ספרים" נוספים.
הספרים שיש לנהל נקבעים לפי סוג העסק (יצרני, שירותים, מקצועות חפשיים וכו'), ולפי המחזור של העסק (ככל שהמחזור גדול יותר יש חובה לנהל יותר ספרים). כרגע נתרכז בספר אחד: ספר תקבולים ותשלומים.
ספר תקבולים ותשלומים

ספר תקבולים ותשלומים הוא הספר "הנפוץ" ביותר במובן שהוא חובה כמעט לכל העסקים.
מה כולל ספר זה?
ספר תקבולים ותשלומים הוא "ספר כרוך" (לפי מה שהסברנו קודם), שבו רושמים כל תקבול וכל תשלום הנוגעים להכנסות ולהוצאות של העסק.

מהו "תקבול"?
זו מילה בירוקרטית עבור כספים שקיבלנו. המטרה היא לכסות כל צורה של תשלום של הלקוחות: כמובן שמזומן, שיק מזומן, או כרטיס אשראי הם תקבולים.
אבל נכללים בו גם שיק דחוי, והעברה בנקאית.
לא ברור האם דרכי תשלום אקזוטיות כמו תשלום במטבעות זהב נכללות ב"תקבול", אבל לא כדאי לנסות את מס הכנסה בעניין זה. הם מקפידים מאד :-).
כשמדובר בשקים שקיבלנו יש לפרט את פרטי השיק. הכוונה היא שיהיה ניתן לזהות בוודאות את השיק שקיבלנו: מספר השיק, הסכום, תאריך הפירעון שלו, מספר החשבון והבנק.

אם היה ניכוי במקור צריך לפרט גם את הניכוי במקור, אלא אם יש לנו רישום מסודר אחר של ניכויים במקור .

ה"תשלומים" הם תשלומים ששילמנו לספקים שלנו.
מדובר בתשלומים בפועל שקיבלנו עבורם קבלה ולא בחשבונית שקיבלנו מהספק. בספר יש לציין את אופי התיעוד והתאריך. לדוגמה:

ומה בשבוע הבא?
בשבוע הבא נלמד עוד על החובות של בעל העסק. כן, יש הרבה כאלה (ומעט זכויות) ...

ההסטוריה של הנהלת החשבונות -  בתקופת הרנסאנס

לוקה פצ'ולי היה נזיר-מתמטיקאי שהביא לתודעתם של מנהלי העסקים של זמנו את שיטת הנהלת החשבונות הכפולה. לחידוש הזה בטכניקה של החשבונאות היו השלכות כלכליות מרחיקות לכת.

אבל אל תחשבו שהוא היה חנון! הוא גם כתב ספר מתמטיקה פורץ דרך שיצא לאור בשנת 1494. יש עדויות שלליאונרדו דה-וינצ'י היה עותק מהספר ושהוא למד אותו היטב. בין השאר למד בעזרת פצ'ולי את לוח הכפל. התובנות שליאונרדו קיבל מפצ'ולי עזרו לו בשימוש בפרופורציה בציוריו. (כעת אפשר לראות כמה חשוב לנהל את החשבונות!)

מר פצ'ולי גם הוטרד מאד מהשאלה איך לחלק את הסיכויים של משחק מזל לא גמור בין שני שחקנים בשעה שאחד מהם מוביל. המאמצים המשותפים של פצ'ולי ומתמטיקאים אחרים בשאלה הזו הוביל לגילויה של תאוריית ההסתברות – שהיא הלב המתמטי של מושג הסיכון.

 אז מי אמר שהנהלת חשבונות זה משעמם?

 מתוך הספר "נגד האלים" מאת פיטר ברנשטיין, בהוצאת "ספרי עליית הגג" ו"ידיעות ספרים".

 




<< חזרה לרשימת השיעורים של הקורס

רוצה לקבל חודש חינם? או פשוט להזמין את כספית?

ליצירת קשר עימנו: support@caspit.biz טל': 077-9233325