חיפוש
הזמן עכשיו הורדה ניסיון לחודש

קורס הנהלת חשבונות לבעלי לב חלש

10. קורס הנהח"ש - עבודה עברית

 

 

קורס הנהלת חשבונות לבעלי לב חלש - הזמנת עבודה (עברית?)

שלום [[שם]]:

אנו שמחים לשלוח לך את השיעור השבועי בקורס. השבוע נעסוק בהזמנת העבודה.

בברכה,
דרור סדן, מנכ"ל
dror@caspit.biz

חובותיו העיקריים של בעל העסק

בשיעורים הקרובים נכיר שני מסמכים בסיסיים שחייבים ללוות כל עסקה:
• קבלה
• חשבונית מס
בנוסף נכיר את הזמנת העבודה שהיא חובה על חלק מבעלי העסקים.

הזמנת עבודה

הזמנת עבודה היא במהותה חוזה בינך לבין ללקוח. בהזמנת העבודה אתה מתחייב לבצע את השירות או למסור את הסחורה במועד, במקום ובמחיר נתונים.  הלקוח מתחייב לקבל ממך את השירות או הסחורה המועד, במקום ובמחיר שנקבע. הלקוח כמובן מתחייב גם לשלם לפי תנאי התשלום שקבעתם בינכם.
מכיון שהזמנת העבודה היא מסמך מחייב משפטית יש להתייחס אליה בהתאם:
  • לפרט בבירור את מהות השירות או הסחורה
  • לפרט בבירור את המועד למתן השירות או הספקת הסחורה.
  • לפרט בבירור את המקום (לדוגמה: המסירה של הפסנתר היא בחנות או בבית הלקוח? על חשבון מי המשלוח? מי יעלה את הפסנתר לקומה שלישית?)
  • ולפרט בבירור את תנאי התשלום (במזומן? באשראי? בתשלומים? וכו').

מי צריך להפיק הזמנת עבודה?

בניגוד לקבלה ולחשבונית המס, שהם מסמכים שמלווים כמעט על עסקה אין חובה כזו בהפקת הזמנות עבודה. כלומר, לא כולם חייבים.
אבל לפי תקנות ניהול ספרים מספר רב של בעלי עסקים כן חייבים להפיק הזמנות עבודה. נמנה רק חלק קטן מהם. מימין השם הרישמי של סוג העיסוק ומשמאל (אחרי החץ) עסקים אופיניים לתחום:
  • יצרנים שונים: יצרני גלידה, שוקולד, בתי דפוס, הוצאה לאור, ...
  • שירותי קייטרינג, שירותי אוכל "לקחת הביתה"
  • קבלנים: עבודות פיתוח, נגרות בניין, עבודות אלומיניום, זגגות, ...
  • שירותי טיפול בצומח, גינון ==> גננים לבתים פרטיים
  • מסעדות, בתי קפה וקונדיטוריות  
  • תחזוקה ותיקון של ציוד עיבוד נתונים אוטומטי, מחשב ==> טכנאי מחשבים
  • שירותי תכנות ותכנון מערכות==> בתי תוכנה, בניית אתרי אינטרנט, פיתוח תוכנה לפי הזמנה
  • מכוני יופי, מספרות ==> קוסמטיקאיות, ספרים
  • פעילויות צילום ==> צלמי חתונות ואירועים, צילומי אופנה, צילומי מוצר
  • אמנים (דרמה, מוסיקה)
שימו לב, זו לא רשימה ממצה. יש עוד סוגי עסוק רבים שנכללים ברשימה.
 
איך אדע האם אני כלול ברשימה?
פנה לרואה חשבון שעובד בשיתוף פעולה איתנו, פרט את סוג העיסוק שלך, ושאל האם סוג העיסוק שלך נכלל ב-"תוספת א', ד', יא', או טז' להוראות ניהול ספרים". סוגי עיסוק שנכללים בתוספות אלו חייבים בניהול ספר הזמנות.
 
האם אני חייב להפיק הזמנת עבודה לכל לקוח שנכנס לעסק?
לא. אתה פטור מהפקת הזמנת עבודה אם השירות ניתן ללקוח בנוכחות המזמין ("במקום") או אם הפקת חשבונית מס בעת ההזמנה.
לדוגמה,
לקוח שנכנס למסעדה ואכל בה ארחות צהריים. אין חובה להפיק הזמנת עבודה.
אבל אם הלקוח התקשר והזמין את המקום למסיבת יום הולדת, אז או שתרשום (בכוונה לא השתמשתי ב-"תפיק" כי החשבונית לא "סופית") חשבונית מס "לא סופית" (כלומר ללא הסכום, כי הסכום הסופי לא יהיה ידוע עד אחרי סיום האירוע) , או שיש חובה להפיק הזמנת עבודה.
 
כיצד יראו הזמנות עבודה?
הזמנות העבודה צריכות להרשם בספר כרוך (כלומר לא ניתן להדפיס אותן בוורד. חובה פנקס עם כריכה, ודפים ממוספרים).
שימו לב שהחובה היא לנהל ספר הזמנות, במובן של ספר שיש בו שורות שורות של הזמנות. אין חובה לתת ללקוח העתק מן ההזמנה, כלומר לתלוש "שובר" מהספר ולתת ללקוח, אבל ההיגיון העסקי אומר, שכדאי מאד להחתים את הלקוח על ההזמנה בכדי ליצור מחויבות משפטית מצידו.
 
ההזמנה צריכה לכלול את הפרטים הבאים:
תאריך.
2  שם הלקוח.
3 יש לפרט את שם הלקוח וכתובתו. אם יש לנו ספר לקוחות, שבו רשומות הכתובות של הלקוחות, אפשר לוותר על הכתובת.
4 תיאור מפורט ככל שניתן של מהות העסקה או הפניה לתיאור מפורט (לדוגמה: הפניה למפרט או לתפריט וכו').

הנה דוגמה להזמנת עבודה תקינה:

והנה דוגמה נוספת להזמנת עבודה. במקרה זה, הזמנת עבודה שקיבלתי לא מזמן, שבה הסתרתי כמה פרטים מסחריים. ננתח אותה לפי מה שלמדנו. :


1 פרטי העסק - הגיוני לפרט בכדי לתת להזמנת העבודה תוקף משפטי
2 מספר עוסק מורשה - אין חובה לציין אבל כמובן שהמספר עוזר לזהות את העסק
3 מקור - אין חובה לציין
4 מספר רץ - חובה
5 שם הלקוח - חובה, כתובת הלקוח - לא חובה אם יש ספר לנו ספר כתובות של לקוחות
6 פירוט של המוצר - היה כדאי לפרט דגם, סוג, גודל וכו'.
7 סכום - תקין. אין חובה לפרט את המע"מ. אם לא פורט, מניחים שהסכום כולל מע"מ
8 פירוט נוסף של המוצר, במקרה זה האחריות. תקין
9

חתימה של העסק - לא חובה, אבל רצוי לחתום בכדי לתת להזמנה תוקף משפטי.
רצוי מאד (הייתי אומר "חובה עסקית") להחתים את הלקוח בכדי לתת תוקף להתחייבות שלו.

10 תאריך ההזמנה - חובה
11 חסר פירוט של תנאי התשלום.
12 חסר פירוט של אופן המסירה ללקוח.
13  שימו לב לשילוב: הזמנת עבודה/הצעת מחיר.
רצוי להפריד או לכל הפחות למחוק את הכותרת "הצעת מחיר".
מדוע?
משום שיש הבדל גדול בין הצעת מחיר שהיא מסמך לא מחייב (לא את בעל העסק ולא את הלקוח, וגם לא מחויבת על-פי תקנות ניהול ספרים) לבין הזמנת עבודה שהיא בהחלט מסמך מחייב (בשני האופנים: מסחרי ולפי תקנות ניהול ספרים).

מתי צריכים להפיק הזמנת עבודה?

התקנות דורשות לרשום את ההזמנה "מייד" עם קבלתה.

במקרה של קבלה, בתי המשפט כבר פירשו שחייבים לרשום את הקבלה לפני שעוברים לפעולה העסקית הבאה.

במקרה של הזמנת עבודה לא מצאתי פרשנות משפטית ל-"מייד",  אבל נראה לי, שבודאי שלא ניתן לדחות את הרישום ליום העבודה הבא.

האם ספר הזמנות עבודה הוא "חשוב"?

ובכן, כל ספר שהוא חובה -- חשוב.

בנוסף, אי ניהול של ספר הזמנות מקל על רשות המיסים לפסול את "הספרים" של העסק. לדוגמה, הסיפור העצוב של נגריית "העץ" שבו נפסלו הספרים בין השאר משום שהנגריה לא ניהלה ספר הזמנות.

ונסיים בסיפור מהחיים:

דבי, לקוחה פוטנציאלית התעניינה בכספית.

היא סיפרה לנו שהורידה את כספית מהאתר שלנו, ושאלה הרבה שאלות, שבסופן הגענו למסקנה משותפת, שכספית לא ממש מתאימה לה, והפנינו אותה לתוכנה מתחרה. 

למחרת היא התקשרה לאסנת כולה נרגשת: "לא תאמיני מה קרה. אחרי שדיברתי אתך נכנסה למשרד חולית ביקורת של מס הכנסה למשרד. בין השאר שאלו אותי אם אני מנהלת ספר הזמנות עבודה. רועדת הראיתי להם את המסך הראשי של כספית (שהיתה כמובן ריקה מנתונים ...).

הם אמרו, שאם יש פנקס כזה בתוכנה הכל בסדר ויצאו מהמשרד!"

היא כמובן רכשה את כספית כי לא רצתה לשחק שוב עם המזל...




<< חזרה לרשימת השיעורים של הקורס

רוצה לקבל חודש חינם? או פשוט להזמין את כספית?

ליצירת קשר עימנו: support@caspit.biz טל': 077-9233325