תגיות

כדאי לדעת שכספית מאפשרת לך להשתמש בתגיות בכדי לאפיין לקוחות ומסמכים. התגיות הן פשוט מילים שאתה יכול לשייך למסמך כמו "מבצע_חורף_2021" או "לקוח_מועדף" וכו' וכו'. כספית לא מגבילה אותך בתגיות שאתה יוצר, כך שתוכל להתאים אותן לצרכים שלך.

כאמור תוכל לתת גם תגיות ללקוח, ואז כשתפיק לו מסמכים כמו חשבונית מס כספית תעתיק את התגיות מכרטיס הלקוח למסמך.

 

מה עושים עם התגיות?

כספית מאפשרת לך לשלוף מסמכים ולקוחות לפי תגיות. כך אפשר למשל לשלוף את כל החשבוניות שהפקנו במסגרת "מבצע_חורף_2021" או לשלוף את כל ה-"לקוח_מועדף"-ים שלנו.

הצהרת פרטיות

מדיניות פרטיות

חברת כספית תוכנה בע"מ (להלן החברה) שפתחה ומשווקת את מערכת כספית בענן (להלן המערכת) נוהגת בכבוד מירבי בפרטיות משתמשיה. מטרתם של התנאים הבאים להבהיר למשתשמש את מדיניות הפרטיות הנהוגה על-ידי החברה לרבות תיאור אופן השימוש של החברה במידע, איסופו ושימושיו. מסמך זה מהווה תוספת למסמך רישיון ההפעלה, והסכמה על רישיון השימוש במערכת מהווה הסכמה למדיניות הפרטיות של החברה.

רישום נתוני משתמש

כחלק מתהליך הרישום למערכת יש לספק פרטים אישיים, המאפשרים זיהוי אישי שלך, או המאפשרים ליצור איתך קשר כדי לסק שירות או לבצע עסקה. כמו כן בעת הרישום לשירותים בתשלום תידרש לספק פרטי כרטיס אשראי.
החברה תבקש מהמשתמש רק את המידע הנחוץ במישרין לאספקת השירותים ולרכישתם.

מאגר המידע

הנתונים שנאספו יישמרו במאגר המידע של החברה. השימוש במידע שנאסף, כולל כל טופס או מסמך המופק ע"י המערכת, ייעשה רק על פי מדיניות פרטיות זו או על פי הוראות כל דין, על מנת:

  • לספק מידע כיצד ניתן להשתמש ולהפעיל את המערכת וכל המסכים והמודולים שהם חלק ממנה.
  • לשפר ולהעשיר את השירותים והיכולות המוצעים במערכת.
  • לשנות או לבטל שירותים ויכולות קיימים.
  • לצורך רכישת מוצרים ושירותים במערכת.

החברה מתחייבת למחוק מידע אישי של המשתמש ולא לעשות בהם שימוש כלשהו כאמור לעיל, אם תתבקש לעשות כן על ידי המשתמש במפורש ובכתב.

דואר אלקטרוני

החברה תשלח מדי פעם דואר אלקטרוני למשתמשי המערכת שיכלול מידע בדבר שירותיה וכן מידע שיווקי ופרסומי. הרשמה למערכת מהווה הסכמה מפורשת לכך, אולם בכל עת המשתמש יוכל לבטל את קבלת המיילים באמצעות שליחת בקשה למפעיל האתר.

דואר אלקטרוני הנשלח כחלק משימוש במערכת, כגון הפקת מסמכים, אינו תלוי בחברה, ולא ניתן לבקש לבטלו.

מסירת מידע לצד שלישי

החברה לא תעביר לצדדים שלישיים את פרטיך האישיים והמידע שנאסף על פעילותך באתר אלא במקרים המפורטים להלן:

אם תרכוש מוצרים ושירותים מצדדים שלישיים המציעים אותם למכירה באמצעות האתר, יועבר לצדדים שלישיים אלה המידע הדרוש להם לשם השלמת תהליך הרכישה. במקרה של מחלוקת משפטית בינך לבין החברה שתחייב חשיפת פרטיך. אם תבצע באתר פעולות שבניגוד לדין. אם יתקבל צו שיפוטי המורה למסור את פרטיך או המידע אודותיך לצד שלישי. אם החברה תמכור או תעביר בכל צורה שהיא את פעילות האתר לתאגיד כלשהו – וכן במקרה שתתמזג עם גוף אחר או תמזג את פעילות החברה עם פעילותו של צד שלישי, ובלבד שתאגיד זה יקבל על עצמו כלפיך את הוראות מדיניות פרטיות זו. במקרה שבו תבקש מאיתנו להעביר את הפרטים שלך לגורם שלישי כלשהו. אם וככל שיוחלט על העברת הגבייה ו/או שירות הלקוחות של האתר לקבלן חיצוני ו/או על הזמנת ניתוחים סטטיסטיים מקבלן חיצוני, יועבר לקבלן אך ורק המידע הדרוש לצורך מתן השירות הרלבנטי, וזאת בכפוף להסכם סודיות והגנה על הפרטיות שיחתם על ידו.

אם משתמש מעוניין כי החברה תפיק לו נתונים ומסמכים שונים שלא בתפעול רגיל של המערכת, על המשתמש לאשר זאת למפעיל האתר בכתב או בדואר אלקטרוני.

Cookies

המערכת משתמשת ב"עוגיות" (Cookies) לצורך תפעולו השוטף והתקין, ובכלל זה כדי לאסוף נתונים סטטיסטיים אודות השימוש במערכת, לאימות פרטים, כדי להתאים את המערכת להעדפותיך האישיות ולצורכי אבטחת מידע. טכנולוגית ה– Cookies סטנדרטית וקיימת ברוב אתרי האינטרנט המרכזיים. מרבית הדפדפנים כוללים אפשרות להימנע מקבלת Cookies. חשוב לדעת, כי בכדי לנצל את יישומי המערכת, יש לאפשר שימוש בעוגיות.

החברה לא תחשב כמפרה התחייבות לפרטיות או פוגע בפרטיות משתמש בשל כל מידע, כהגדרתו בחוק המחשבים תשנ"ה – 1995, שיהיה בו כדי לזהות משתמש או להתחקות אחריו על ידי אחר, שנובע מהשימוש באמצעי תקשורת אלקטרוניים ככלל ותקשורת מחשבים בפרט.

תוכנת הנהלת חשבונות מומלצת

מחפש המלצה על תוכנת הנהלת חשבונות?

הנה מה שאנחנו חושבים שחשוב לבדוק כאשר בוחרים בתוכנה להנהלת חשבונות.

הנהלת חשבונות לעסק קטן היא לא מסובכת אבל חשוב שבמערכת שתבחר תענה צרכים שלך.

דסקטופ על המחשב האישי או בענן?

המגמה היום היא למעבר למערכות הנהלת חשבונות בענן. אבל עדיין יש הרבה עסקים שבוחרים להמשיך ולהשתמש במערכת המהלת חשבונות מקומית שמותקנת על המחשב שלהם.

היתרון של מערכת אינטרנטית הוא שהיא זמינה מכל מקום שיש בו קישור לאינטרנט. החיסרון הוא שלעיתים יש תקלות בשרתים של החברה ואז השירות לא זמין. בנוסף ישנה בעיית פרטיות. המידע נמצא על השרתים של החברה ויש להם אפשרות "להציץ" בו. בכספית אנו לא מאפשרים לאנשי הצוות להיכנס לחשבון שלך ללא הרשאה שרק אותה יכול לתת להם.

היתרון של מערכת מקומית (דסקטופ על המחשב האישי) לעומת מערכת אינטרנטית (בענן) הוא בראש ובראשונה שהיא פרטית לחלוטין ורק לך יש גישה לנתונים שלך. יתרון נוסף הוא המהירות. אין תחרות למהירות שבה מערכת מקומית יכולה לעבוד. למרות שמהירות הגלישה באינטרנט עולה כל הזמן, עדיין המערכות האלה קצת איטיות.

החיסרון של מערכת מקומית הוא שיש צורך לגבות את הנתונים לבד. אם רוצים לגשת למערכת מחוץ למשרד או לבית זו יכולה להיות בעיה, אלא אם כן משתמשים בתוכנת גישה מרחוק. אם רוצים להפעיל אותה במקביל עם מספר משתמשים אז צריך להתקין את המערכת ברשת מקומית. זה דורש קצת ידע טכני.

לכספית יש שתי גרסאות: כספית בענן שהיא אינטרנטית, וכספית אקסס היא דסקטופ. כך שהבחירה היא בידך.

מסמכים שאפשר להפיק מהמערכת

כל התוכנות יאפשרו לך להפיק את המסמכים הבסיסיים כמו חשבונית מס, קבלות וחש/קבלה. אבל אם יש לך צורך בתעודת משלוח, חשבונית עסקה, החזר כספים או הזמנת  רכש ("חשבונית" שמפיקים לספק) חשוב לוודא שהם קיימים בתוכנת הנהלת החשבונות שאתה בודק.

ניהול מלאי

ישנם עסקים שאין להם מלאי. לדוגמה: רואי חשבון, עורכי דין, אדריכלים. אבל עסקים אחרים מוכרים פריטים שהם מחזיקים במלאי. חשוב שתוכנת הנהלת החשבונות תאפשר לך להגדיר את הפריטים, להוסיף להם תמונות, מק"ט ופרטים אחרים. תוכנת הנהלת חשבונות טובה גם תאפשר לך לנהל את המלאי, כלומר לקלוט רכש של פריטים חדשים, להחסיר פריטים מהמלאי לאחר שמכרת אותם, תתריע לך שהמלאי קרוב להיגמר וכו'.

כל היכולות האלה קיימות בכספית בענן.

סליקת כרטיסי אשראי

האם יש לך צורך בסליקת כרטיסי אשראי? אם כן, חשוב לבחור במערכת שיש לה סליקת אשראי מובנית. 

דרך אגב, אם התשובה שלך היא לא, אז למה לא בעצם? סליקת כרטיסי אשראי אולי נראית מסובכת אבל בפועל זה ממש לא מסובך. אחרי שיוצאים לדרך רואים שזו הדרך הקלה ביותר לגבות היום כספים.

בכספית אנחנו מאפשרים לך לרכוש שירותי סליקה ישירות מאיתנו. אנחנו גם תומכים במסופי סליקה כולל מסופי סליקה EMV החדשים.

צרכים יחודיים

יומן רופא? אם אתה רופא, פסיכולוג, וטרינר או מטפל פארארפואי אתה צריך לנהל יומן רופא.

עורך דין? – תוכנה להנהלת חשבונות לעורכי דין שונה מתוכנת הנהלת חשבונות רגילה בדוק שהתוכנה שבחרת עונה לצרכים המיוחדים שלך. לדוגמה: מבנה מתאים של חשבוניות מס, ניהול פיקדונות, חיוב לקוחות בהוצאות.

עוסק פטור? גם למערכת הנהלת חשבונות לעוסקים פטורים יש צרכים מיוחדים כי הם לא מפיקים חשבוניות מס אלא רק חשבוניות עסקה וקבלות.

אם אתה מוכר לרשתות (כמו שופרסל או מכבי) אתה זקוק לאינטגרציה עם סטורנקסט ואפשרות ליצוא לקובץ 100.

ניהול לקוחות

האם העסק שלך "פשוט" או "מסובך"? הכוונה היא זו: אם הלקוחות שלך רוכשים מוצר או שירות ומשלמים במקום — העסק פשוט. אין חובות.

אבל אם תהליך המכירה שלך ארוך. כלומר, קודם כל אתה מתחיל במשלוח הסחורה הוא מתן הישרות ורק אז גובה את התשלום — העסק מסובך. צריך לנהל את החוב של הלקוח, לדעת לתזכר אותו כשהוא מאחר לשלם, לדעת להסביר לו למה וכמה הוא חייב.

בכספית יש המון יכולות שעוסקות בניהול הלקוחות:  אנחנו מאפשרים לך לנהל יתרת חוב לפי חשבוניות עסקה ולא רק לפי חשבוניות מס. בנוסף תוכל להדפיס את החוב הנוכחי של הלקוח בחשבונית המס, לצפות בחשבוניות באיחור, לראות פירוט ויתרה מתגלגלת בכרטיס לקוח, ולשלוח מכתבי התראה באופן אוטומטי.

תמיכה

מאד מאד חשוב לוודא לפני שמתחילים לעבוד עם המערכת שיש מערך תמיכה יעיל. זה כולל קודם כל מענה טלפוני מהיר. אבל חושב גם לוודא שיש עזרה ברורה בנויה בתוך המערכת. תמיכה בווטסאפ היא יתרון נוסף.

אנחנו בכספית מאמינים שהתמיכה בלקוחות היא חלק בלתי נפרד מהתוכנה, לכן אנחנו תומכים בטלפון בין 8 בבוקר ל-6 בערב. אחנו גם תומכים בווטסאפ, ובמייל. פעמים רבות אנחנו גם תומכים בימי שישי ובשעות הערב המאוחרות, כי אנחנו יודעים שהרבה בעלי עסקים קטנים מתפנים להנהלת החשבונות שלהם רק בסיום יום העבטדה.

עלות

העלות היא חשובה. אבל שמנו אותה המקום אחרון משום שהעלות של מרבית התוכנות להנהלת חשבונות לעסק קטן היא דומה. חשוב יותר שהתוכנה והחברה שמאחרויה יהיו ותיקות ואמינות. כספית פועלת מאז שנת 2004 והיא אחת מתוכנות הנהלת החשבונות הותיקות במשק.

אנחנו מציעים לך מחיר תחרותי. ביססנו את התמחור שלנו על מחיר בסיסי ותמחור נפרד למודולים הרבים הנוספים שאנחנו מציעים. כך תוכל לרכוש בדיוק את מה שאתה צריך ולא לשלם עבור מה שאתה לא משתמש בו.

 

לסיכום, סקרנו כאן מספר היבטים של תוכנת הנהלת חשבונות מומלצת. אנחנו מאמינים בכספית שלנו, ויש לנו אלפי לקוחות שמשתמשים בכספית מדי יום.

מאחלים לך הצלחה עסקית גם את תבחר להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות מומלצת אחרת.