מה זו חשבונית עסקה?
חשבונית עסקה היא מסמך שמהווה דרישה לתשלום. כלומר במסמך מפורטים המוצרים או השירותים שרכשת, העלות שלהם, וכמה ומתי צריך לשלם עבורם.
מבחינה זו היא דומה לחשבונית מס.
ההבדל בין חשבונית עסקה לחשבונית מס הוא שחשבונית עסקה אינה מחייבת את העוסק (מי שהפיק אותה) לשלם את המע"מ שיש במסמך. הוא יכול לחכות עד לקבלת התשלום ואז להפיק ללקוח שלו חשבונית מס.
אם תנאי התשלום הם גרועים (לדוגמה: שוטף+120) אז חשבונית עסקה מאפשרת לך לדחות את תשלום המע"מ ב-120 ימים, ולשלם אותו רק לאחר שקיבלת את התשלום מהלקוח.
מצד שני, הלקוח, מי שקיבל את חשבונית העסקה לא יכול להתקזז על המע"מ שיש בה. לכן לקוחות מעדיפים לקבל חשבונית מס ולא חשבונית עסקה. זה מאפשר להם לקבל מייד את המע"מ ולדחות את התשלום שלו לספק ב-120 ימים. אשראי זול.
הנה דוגמה לחשבונית עסקה שהפקנו בכספית בענן. הוא נראית זהה לחשבונית מס, פרט לכותרת, שם רשום חשבונית עסקה:
מה ההבדל בין חשבונית לקבלה?
חשבונית מס או בקיצור "חשבונית" היא דרישה לתשלום.
קבלה לעומת זאת היא אישור על תשלום.
חשבונית מס יכול להפיק רק עוסק מורשה, לכן עיריה שהיא לא עוסק מורשה לא תשלח לך חשבונית מס אלא שובר לתשלום.
קבלה היא אישור על תשלום ולכן גם חברת חשמך וגם העיריה יפיקו לך קבלה לאחר התשלום.
מבחינת עוסק מורשה: חשבונית של ספק מאפשר לו לקבל את המע"מ שהוא שילם חזרה (דרך דו"ח מע"מ החודשי). קבלה לא מאפשרת לקבל את המע"מ חזרה.
חשבונית/קבלה היא מסמך משולב שיש בו חלק של חשבונית (מה רכשת שזו דרישת התשלום) וחלק הקבלה (פירוט כמה ואיך שילמת).
יש הסבר מפורט יותר על חשבונית מס, קבלה ומסמכים עסקיים נוספים כאן.
ניהול העסק והנהלת חשבונות על כספית
קרא את רב המכר: מבוא להנהלת חשבונות עם כספית.
חשבונית ממוחשבת וחתימה דיגיטלית
הקדמה על חשבונית ממוחשבת
לקוחות רבים מבקשים את האפשרות לשלוח מסמכי מקור: חשבוניות, קבלות וכד' בדואר אלקטרוני. כספית אמנם מאפשרת שליחת העתק חשבונית /קבלה או כל מסמך אחר במייל, אולם אין זה פוטר את השולח משליחת מסמך המקור בדואר רגיל.
מסמך המקור צריך להיות חתום בידי המוסר ומכאן הבעייתיות בשליחת מקור בדואר אלקטרוני.
על מנת לשלוח מקור חתום בגרסא אלקטרונית, יש צורך בחתימה דיגיטלית .
הסבר
כאשר אנחנו אומרים "לשלוח חשבונית במייל" צריך להגדיר האם אנחנו מתכוונים לחשבונית מקור או לחשבונית בעתק.
הפשוט יותר הוא חשבונית העתק.
בדרך כלל מדברים עם הלקוח והוא מסכים לקבל את ההעתק ולשלם אותו. אנחנו משתמשים בכספית בכדי לשלוח את ההעתק של החשבונית במייל ובמקביל מדפיסים את המקור לנייר ושולחים אותו בדואר:
1. מפיקים את החשבונית בכספית ומדפיסים אותה.
2. אחרי שהחשבונית הודפסה נכנסים שנית לחשבונית ולוחצים על הכפתור שלח במייל".
כספית תיצור העתק של החשבונית ותפתח לנו את OUTLOOK.
המקרה המסובך יותר הוא המשלוח של המקור במייל.
היתרונות הם החסכון בזמן של ההדפסה, הכנת המעטפה, כתיבת הכתובת, למצוא תיבת דואר והזמן שלוקח לחשבונית להגיע ללקוח.
מצד שני, אי אפשר לשלוח סתם כך את המקור במייל. החוק מחייב אותנו לחתום את החשבונית בחתימה דיגיטלית.
הוא מחייב עוד מספר דברים:
1. הלקוח צריך להסכים לקבל חשבונית ממוחשבת. אני רוצה להדגיש: אי אפשר להכריח את הלקוח לקבל חתימה דיגיטלית. גם אי אפשר לשלוח אליו את החשבונית בלי שהוא הסכים בכתב.
2. צריך להודיע לפקיד השומה.
3. צריך לכתוב על החשבונית מסמך ממוחשב.
4. השולח (אנחנו) והלקוח צריכים לשמור את החשבונית בתור קובץ על המחשב כחלק מהנהלת החשבונות שלנו. הדפסה לנייר והתיוק של הנייר לא מספקות.
איך חותמים בחתימה דיגיטלית?
בכספית יש מודול חתימה דיגיטלית שמאפשר לנו לחתום את החשבונית עם חתימה דיגיטלית. בעזרת המודול אפשר ליצור חשבונית מקור ולחתום אותה עם החתימה הדיגיטלית שלנו. הנה דוגמה.
בתחתית בחשבונית ניתן לראות ציור של מנעול. אם מקליקים על המנעול (בתוך התוכנה שמציגה את ה-PDF) תוצג הודעה שהקובץ נחתם על-ידי חברת כספית. בחשבונית שאתה תשלח יהיה כמובן כתוב שהיא נחתמה על-ידך:
דוגמה לחשבונית ממוחשבת שנחתמה על-ידי חברת כספית
שמעתי מחבר על פיתרון הרבה יותר קל …
הוא מדפיס את החשבונית למדפסת PDF ושולח את ה-PDF של המקור ללקוח. מדפסת PDF היא בחינם ואין שום עלויות. למה לשלם עבור החתימה הדיגיטלית?
ובכן, מה שהחבר שלך עושה הוא לא %100 חוקי:
מכיוון שהוא לא חתם את ה-PDF עם חתימה דיגיטלית הוא לא יכול לשמש מקור.
לכן הוא צריך גם להדפיס את המקור ולשלוח אותו בדואר רגיל.
ואם הוא עושה את זה, אז זה בדיוק זהה למה שהצעתי באופציה א' לעיל: משלוח העתק במייל.
נקודה חשובה:
שם לב, שהחבר שלך שלח ללקוח שני "מקורות". זה לא חוקי שלחשבונית אחת יהיו שני "מקורות".
מה העלויות?
המודול הוא חינם.
בכספית השולחנית העלות היא נוספת על עלות הרישיון השנתי.
הסבר מעמיק יותר על מנגנון החתימה הדיגיטלית
למי שרוצה להבין יותר על הסרטיפיקטים שעליהם מבוססת החתימה הדיגיטלית.
מנגנון החתימה הדיגיטלית של קבצי PDF בנוי משני אלמנטים:
סרטיפיקט (Certificate) – קובץ בינארי שמכיל פרטים על חותם החתימה. לדוגמה: שם העסק, המחלקה בעסק, המדינה.ה-Certificate שקול לחתימה הידנית שאנחנו "מקשקשים" על מסמך נייר. זוהי למעשה "החתימה האלקטרונית".
שילוב של ה-Certificate בקובץ ה-PDF באופן שיאפשר לתוכנה שמציגה את ה-PDF לבדוק האם המסמך שונה מאז שהוא נחתם.
הסרטיפיקט
כמו שאמרנו קודם ה-סרטיפיקט הוא קובץ בינארי שמכיל פרטים על חותם החתימה. מהיכן משיגים סרטיפיקט כזה?
ישנן מספר אפשרויות:
להפיק אותו בעצמך. לדוגמה, נכנסים ל-Options של המדפסת BroadGun pdfMachine שמקבלים יחד עם כספית ומייצרים שם את ה-Certificate. בדרך כלל אנחנו נפיק את הסרטיפיקט עבורך במהלת ההתקנה של המודול.
הפקה של חתימה דיגיטלית חדשה
לקבל או לרכוש אותו מחברה שמפיקה סרטיפיקטים. לדוגמה: Comodo או Verisign. לדוגמה, הפקתי לעצמי סרטיפיקט חינם באתר של Comodo. אחרי שהתקנתי את הסרטיפיקט אפשר לבחור להשתמש בו להחתמה של מסמכים PDF:
בחירה של חתימה דיגיטלית
לרכוש סרטיפיקט מחברת Comsign או מחברת פרסונל איי.די.. חברות אלו הן גורם "מאשר" לפי ההגדרה בתקנות שהפיצה רשות המיסים.
האם כל הסרטיפיקטים הם זהים?
לא, הסרטיפיקטים אינם זהים מכמה בחינות.
הסרטיפיקט צריך להיות לכל הפחות "מאובטח"
לפי תקנות חתימה דיגיטלית הסרטיפיקט צריך להיות "מאובטח" . מה הוא סרטיפיקט מאובטח?
הדגרה של חתימה דיגיטלית מאובטחת
לחילופין, אם הסרטיפיקט הוא סרטיפיקט "מאושר" (הכוונה אינה לשמחת חיים, אלא שהוא הופק על-ידי גורם שיש לו אישור ממשלתי) אז הוא גם מאובטח. כלומר אם תרכוש סרטיפיקט מחברת קומסיין, תקבל סרטיפיקט "מאושר" והוא יהיה גם "מאובטח". סרטיפיקט כזה עולה כ-300 ש"ח.
האם הסרטיפיקט שהפקת בעזרת pdfMachine הוא מאובטח?
לדעתי, כן. מדוע?
הסרטיפיקט הוא
(1) ייחודי, במובן שכל סרטיפיקט שונה בביטים שיש בו בפנים, ובודאי שונה בתאריך שהוא הופק,
(2) הוא מזהה אותך לכאורה כי רשמת בו את הפרטים שלך,
(3)הוא הופק מאמצעי שהוא בשליטה בלעדית שלך שהם המחשב שלך המדפסת שמותקנת עליו,
ו-(4) הוא מאפשר לזהות שינוי במסר האלקטרוני, מסמך -PDF.
כלומר הוא עומד בכל התנאים שנדרשים בתקנות.
האותנטיות (Validity) של הסרטיפיקט
יש אפשרות לבדוק את האוטנטיות של הסרטיפיקט. מה הכוונה?
הכוונה היא לבדוק מה ידוע "לעולם" על מי שחתם בעזרת הסרטיפיקט. זו לא בדיקה של המסמך החתום, והאם החתימה תקינה או לא, אלא של מי שעומד מאחורי החתימה.
הבדיקה שקולה לבדיקה שתבצע לשיק שתקבל מלקוח אם תיקח אותו למומחה לכתב יד ותבקש ממנו לוודא שהחתימה היא חתימה אוטנטית.
זו בדיקה שמבצעים רק במהלך דיון משפטי, כשיש ויכוח בין שני הצדדים, האם החתימה על מסמך מסוים היא אותנטית או מזויפת.
כיצד בודקים? פותחים את המסמך הממוחשב ב Adobe PDF Reader ומקליקים על החתימה הדיגיטלית.
בקשה להקלה – הפקת חשבוניות באנגלית
אם יש לך צורך להפיק חשבוניות באנגלית שלח את המכתב הבא לפקיד השומה. אם לא תקבל תשובה אז הבקשה תאושר אוטומטית.
איך מאתרים את פקיד השומה? הנה הסבר.
הפקת חשבונית מס, קבלה ומה שבניהם
חשבונית מס, קבלות, הצעות מחיר, תעודות זיכוי ועוד
הנהלת חשבונות של העסק איננה מסובכת, אבל חשוב לדעת מספר דברים לפני שמתחילים בה. נסביר כאן על הפקת חשבוניות מס, קבלות, חשבונית מס/קבלה, חשבונית ממוחשבת, חשבוניות עסקה, חשבוניות זיכוי, תעודות החזר, הצעות מחיר וכמובן רישום הוצאות. בכל עסקה צריך להפיק את אחד המסמכים הבאים:
חשבונית מס
חשבונית מס היא דרישה לתשלום. שולחים חשבונית מס לאחר סיום העבודה או לאחר הספקת המוצר וזו הדרישה שלנו מהלקוח לשלם לנו את הסכום שהוסכם.
חשבונית מס מפיקים בשני העתקים. על האחד מצוין "מקור". אנו חותמים עליו ומוסרים אותו ללקוח. על השני מצוין "העתק" ואותו אנו מתייקים. אם יש צורך, אפשר להפיק העתקים נוספים וגם לשלוח אותם במייל בעזרת כספית.
לפי הוראות החוק חשבונית מס צריכה לכלול את הפרטים הבאים:
תאריך העסקה, מספר רץ, שם העסק, מספר העוסק המורשה שלו, כתובת העסק והטלפון שלו, המילה "מקור" (מופיע רק בהעתק הראשון), פרטי הלקוח, וכמובן פרטי העסקה. החשבונית כוללת את ההכנסה ותוספת של מע"מ.
הפקת חשבונית מס יכולה להתבצע רק על-ידי עוסקים מורשים. כלומר, עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבונית מס.
חשבונית מס מהווה בסיס לרישום ההכנסות. והיא הבסיס לדוחות האחרים של העסק, לדוגמה: דו"ח מע"מ ודו"ח מקדמות מס.
מה המועד להפקת החשבונית?
חשבונית מס יוצרת חיוב לשלם את המע"מ שמפורט בא בתשלום המע"מ הבא (מדוע? זה פשוט נובע מאופן החישוב של ההכנסה לצורך דו"ח מע"מ). לכן, כולנו רוצים לדחות את הפקת החשבונית מאוחר ככל האפשר.
יש להפיק ללקוח חשבונית מס קרוב ככל האפשר להשלמת העסקה, גם אם לא קיבלנו תשלום במעמד מסירת המוצר או השירות. ביום 1/4/2012 פורסם תיקון 42 לחוק המע"מ, שהוא החוק שמחייב אותך לגבות מע"מ ולהפיק חשבוניות מס. בתיקון פרטים רבים, אבל בקצרה:
אם אתה נותן שירות (רק שירות, ולא מוכר סחורה של ממש, "טובין") אפשר לדחות את הפקת חשבונית המס (למעשה חש/קבלה) עד שבועיים אחרי קבלת התשלום.
אם מדובר בעסקה בתשלומים, אפשר להפיק חשבונית מס (למעשה חש/קבלה) רק על התשלום שהתקבל (ולא על כל העסקה).
בנוסף, לקונה אין זכות לדרוש חשבונית מס לפני שהוא שילם עבור השירות. אפשר לשלוח לו חשבונית עסקה, או סתם מכתב שדורש את התשלום.
נקודה חשובה: אם אתה דוחה את הפקת החשבונית שם לב לחובה לנהל ספר הזמנות.
כיצד ומתי מבטלים חשבונית מס?
ישנם מספר מצבים:
טעות בחשבונית – נניח שהפקנו חשבונית מס, אבל שגינו בלקוח (אולי יש לנו שני משה כהן ברשימת הלקוחות?), או אולי בסכום או טעות אחרת. מה שחשוב הוא שיש לנו המקור (הנייר שעליו כתוב מקור) של החשבונית. גם אם כבר שלחנו את החשבונית ללקוח, לעיתים אפשר להתקשר אליו ולבקש ממנו להחזיר לנו את המקור של החשבונית. בכל מקרה, רק אם יש לנו המקור של החשבונית, אז יש להיכנס לכספית ולבטל את החשבונית. על המקור של החשבונית (כלומר, הנייר) רושמים בגדול "מבוטל". מצמידים את המקור להעתק ומתייקים.
הלקוח אינו מוכן להחזיר לנו את החשבונית המס או שאין לנו קשר עם הלקוח – במקרה זה, שבו אין לנו את המקור של חשבונית מס, לא ניתן לבטל את החשבונית. מה שעושים הוא להפיק חשבונית זיכוי. לאחר שהפקנו חשבונית זיכוי שולחים את המקור של חשבונית זיכוי ללקוח. הלקוח מצידו חייב להכניס את חשבונית הזיכוי שהוא קיבל להנהלת החשבונות שלו ולהחזיר את המע"מ למדינה. ישנן שלש דרכים לשלוח ללקוח את חשבונית הזיכוי:
1. שולחים את חשבונית הזיכוי בדואר רשום
או
2. מחתימים את הלקוח (אם יש לנו קשר איתו) על ההעתק
או
3. מקבלים אישור מהלקוח בפקס
כיצד משלבים בין חשבוניות מכספית לפנקס חשבוניות ידני?
כספית מאפשרת לשלב בין הפקה של חשבונית מס ידנית ובין שימוש בפנקס חשבוניות ידני. את חשבונית המס הידנית מזינים במסך הזנת הכנסות. חשוב שיהיו מספרים רצים מסדרות שונות לחשבוניות מס הממוחשבות ולחשבוניות מהפנקס.
מי רשאי להפיק חשבוניות מס?
עוסק מורשה זכאי להפיק חשבונית מס. עוסק פטור אינו רשאי להפיק חשבונית מס, כיוון שהוא אינו יכול לגבות מע"מ.
ההבדל בין חשבונית עסקה לחשבונית מס הוא שאנו איננו משלמים את המע"מ שדרשנו מהלקוח, והלקוח אינו רשאי להזדכות על המע"מ. בנוסף, לא כל עסק רשאי להפיק חשבונית עסקה. חובה להתייעץ עם רואה חשבון בכדי להבין אם אנו רשאים להפיק חשבוניות עסקה.
לעיתים קורה שהמקור של החשבונית אובד (לדוגמה, אבד בדואר) או נשחת (קפה?). לא ניתן להפיק מכספית "מקור" נוסף (אם אפשר היה, אז למעשה אין משמעות למילה מקור שעל העתק המקורי של החשבונית). במקרה זה מפיקים העתק וחותמים עליו "העתק נאמן למקור" בצירוף חותמת העסק.
ברטר (החלפת שירותים או סחורות)
מדי פעם בפעם קורה שמבצעים ברטר עם עסק אחר. לדוגמה: עסק של קייטרינג יכול לבצע את האירוח של הבר מצווה של בעל סוכנות נסיעות ויקבל בתמורה סוף שבוע בחו"ל. חשוב לדעת שגם עבור ברטר יש להוציא חשבונית ולגבות מע"מ. העלות היא העלות שהיה משלם לקוח אחר שהיה משלם בכסף עבור השירות או המוצר.
חיוב במטבע זר
לעיתים אנו עושים עסקאות במטבע זר. לדוגמה, מכירה של שירות חודשי כשהמחיר ננקב בדולרים. חשוב לדעת שלפי הוראות החוק החיוב הסופי חייב להיות בש"ח.
כספית מאפשרת חיוב במטבע זר. שער ההמרה נלקח אוטומטית מאתר האינטרנט של בנק ישראל.צ
לפי הוראות החוק חובה לנהל את החשבונות בעברית או בערבית. אם רוצים להפיק חשבוניות באנגלית יש לקבל אישור מוקדם מרשות המיסים. כיצד עושים זאת? הנה הסבר קצר.
חשבונית ממוחשבת ומשלוח חשבוניות בדואל
החשבונית הממוחשבת היא מסמך דומה למייל שמתפקד כחשבונית מס מקור.
בכדי לשלוח חשבונית ממוחשבת צריך לבצע לא מעט פעולות:
החשבונית צריכה להיות חתומה בחתימה דיגיטאלית. חתימה דיגיטאלית קונים מהספקים המתאימים או מפיקים בכספית.
צריך להודיע לפקיד השומה שאנו רוצים לשלוח חשבוניות ממוחשבות ולקבל ממנו אישור.
צריך לקבל אישור של הלקוח שהוא מוכן לקבל חשבונית ממוחשבת. מה שחשוב להבין הוא שבחשבונית הממוחשבת, המקור הוא המייל ששלחנו ללקוח.
אם הלקוח הוא עסק שחייב בהנהלת חשבונות (כלומר, לא לקוח פרטי), הוא חייב לשמור על המייל שבע שנים (בדיוק כמו שהוא צריך לשמור על חשבונית נייר). אם הוא מדפיס את המייל הוא למעשה שומר העתק של החשבונית ולא את המקור שלה וזה לא חוקי. בקיצור, אפשר לומר שה-OUTLOOK שלו הופך להיות תיקיה של הנהלת חשבונות.
כספית מאפשרת משלוח של חשבוניות דיגיטליות בדואל.
הצעת מחיר
הצעת מחיר היא הצעה למתן שירות או מוצר. היא מהווה בסיס למו"מ עם הלקוח. לאחר שהושלם המו"מ, הלקוח חותם על הצעת המחיר ושלוח אותה בפקס אלינו. כאן נוצר למעשה חוזה בינינו לבין הלקוח בו הוסכם על השירות או המוצר, וכמובן על העלות ללקוח.
מאחר שהצעת המחיר היא למעשה חוזה, כדאי מאד לנהל את הצעות המחיר בכספית ולפרט בהצעת המחיר כמה שניתן את המוצר/שירות, מועד הספקה, תנאי תשלום וכו'.
דרך אגב, ניתן לשנות את הצעות המחיר במהלך המו"מ, עד לשלב שהלקוח חתם עליה.
תעודות משלוח
כאשר שולחים סחורה ללקוח צריך ללוות אותה בחשבונית מס או בתעודת משלוח. חייבים לפרט את הכמויות.
כספית מאפשרת לנו להפיק תעודות משלוח ואח"כ להפיק מהן חשבונית מס.
קבלה
קבלה היא אישור על קבלת תשלום. תשלום הוא מזומן, שיק, כרטיס אשראי, העברה בנקאית, הוראת קבע וכו' וגם ברטר.
חובה להפיק קבלה מייד עם קבלת תקבול. אם לדוגמה, מקבלים את התשלום "בשטח" (לדוגמה, קייטרינג שמקבל תשלום בסיום האירוע) רצוי להוציא קבלה (או חשבונית/קבלה) מפנקס ידני ולהזין אותה אח"כ לכספית דרך מסך הכנסות.
אי הוצאת קבלה באופן מיידי על כל תקבול, עלולה להביא לפסילת ספרי חשבונות העסק על ידי מס הכנסה! אי הפקת קבלה, או בשמה הרישמי "אי רישום תקבול" היא הדרך הקלה ביותר של פקחי מס הכנסה לפסול את הספרים. כל תירןץ שתחשוב עליו כבר נוסה בעבר ונדחה.
יש לציין בקבלה כמה שיותר פרטים על התשלום. לדוגמה, מספר שיק, בנק, סניף, מס' חשבון. חשוב לציין גם תאריך פירעון. דרך אגב, תאריך הפירעון יאפשר לנו להפיק דו"ח קופה שבו מצוינים כל השקים הדחויים שיש להפקיד ביום נתון.
חשבונית מס/קבלה
מסמך המשלב את חשבונית המס עם הקבלה. אפשר להפיק חשבונית מס/קבלה כאשר מתקבל תשלום במעמד ביצוע העסקה.
כספית מאפשרת שליחה של חשבוניות/קבלה במייל.
חשבוניות עסקה
חשבונית עסקה דומה לחשבונית מס בהיותה דרישה לתשלום.
לא כל עסק יכול להפיק חשבונית עסקה. זה מותר לעסק אשר אינו מחזיק מלאי – בד"כ נותני שירותים (שאינם מוכרים מוצרים). עסקים העובדים על בסיס מזומן (לדוגמה: עורכי דין), מפיקים חשבונית עסקה כדי לחייב את הלקוחות שלהם. כשהם מקבלים את התשלום הם מפיקים חשבונית מס/קבלה.
כספית מאפשרת הפקה של חשבונית מס וחשבונית מס/קבלה ישירות מתוך חשבונית העסקה – ללא הצורך להקליד שוב.
חשבוניות זיכוי
כפי שבסברנו לעיל, אי אפשר לבטל חשבונית מס אם אין לנו המקור שלה. אם הלקוח אינו מוכן להחזיר לנו את החשבונית המס, או שאין לנו קשר עם הלקוח, מפיקים לו חשבונית זיכוי. לאחר שהפקנו חשבונית זיכוי שולחים את המקור של חשבונית זיכוי ללקוח. הלקוח מצידו חייב להכניס את חשבונית הזיכוי שהוא קיבל להנהלת החשבונות שלו ולהחזיר את המע"מ למדינה. ישנן שלש דרכים לשלוח ללקוח את חשבונית הזיכוי:
שולחים את חשבונית הזיכוי בדואר רשום
או
מחתימים את הלקוח (אם יש לנו קשר איתו) על ההעתק.
או
מקבלים אישור מהלקוח בפקס
תעודות החזר
כאשר לקוח מחזיר מוצר ומבטל את העסקה, מחזירים לו את התשלום. לצערינו רשות המיסים לא נתנה הנחיה ברורה כיצד לתעד את החזר התשלום. בכספית או מתעדים את החזר התשלום בתעודת החזר. תעודת ההחזר היא למעשה קבלה עם סימן מינוס. צריך לפרט באיזה אופן שילמנו ללקוח: שיק, מזומן וכו'.
בכספית יש פנקס נפרד לתעודות החזר.
רישום הוצאות ותשלום מע"מ
פעם בחודשיים (או פעם בחודש, לפי מה שקבע לנו מע"מ) מגישים דו"ח מע"מ. בדו"ח המע"מ אנחנו מדווחים למע"מ כמה מע"מ גבינו ומחסרים ממנו את המע"מ ששילמנו. את היתרה מעבירים למע"מ.
כספית מחשבת את המע"מ שגבינו מן החשבוניות שהפקנו.
כיצד נדע כמה מע"מ שילמנו? לצורך כך, צריך לנהל רישום מסודר של כל ההוצאות. הנה מה שנהוג לעשות:
שומרים על כל חשבונית מס שקיבלנו (שרלוונטית לעסק כמובן) במהלך החודש בשקית קטנה.
לקראת הגשת דוח המע"מ מזינים את ההוצאות לכספית. חושב לשם לב, שלא כל סוג הוצאה מזכה אותנו ב-%100 מסכום המע"מ.
לדוגמה, בתשלום עבור טלפון סלולרי מקבלים חזרה רק 2/3 מהמע"מ. כספית יודעת לחשב את סכום המע"מ לפי סיווג התנועה שנבחר.
אם מנהלים את העסק מהבית אזי אפשר לקזז חלק מן ההוצאות על תחזוקת הבית. אם אנחנו משתמשים בחדר אחד מתוך ארבעה אזי אפשר לקזז %25 מההוצאות הרלוונטיות: חשמל, טלפון, ארנונה, מיסי ועד, מים.
לאחר מסיימים להקליד את ההוצאות מעבירים אותן למאגר הקבוע. כספית נותנת לכל הוצאה מספר מנה. את כל ההוצאות של מנה אחת מתייקים יחד בשמרדף ומצרפים לו את דו"ח המנה שכספית מדפיסה עבורנו
אם שילמנו יותר מע"מ ממה שגבינו מגיע לנו החזר. יש בפנקס טופס מיוחד בצבע ורוד עבור החזר מע"מ.
השלב הבא הוא להיכנס למסך דו"ח מע"מ ולהעתיק את הפרטים לשובר התשלום בפנקס מע"מ שלנו.
משלמים את הסכום באתר האינטרנט של מעמ או בסניף הדואר הקרוב.
חשוב לדעת שקיזוז המע"מ יכול להיעשות רק עבור עוסקים מורשים. עוסק פטור אינו גובה מע"מ ואינו מזדכה על מע"מ.
מקדמות מס
מקדמות המס הן מקדמות על חשבון מס הכנסה. אם היינו שכירים היינו משלמים מס הכנסה בכל חודש, בדיוק כך מס הכנסה גובה את מאיתנו מקדמה פעם בחודשיים (או פעם בחודש, לפי גודל העסק).
מס הכנסה שולח לנו פנקס מקדמות מס בו כתוב אחוז המס או הסכום שיש לשלם בכל תשלום. מסכום המקדמה מותר לנו לקזז ניכוי במקור. ניכוי במקור הוא כסף שלקוחות שלנו קיזזו מתשלום שהגיע לנו והעבירו למס הכנסה. הניכוי במקור נרשם בכספית דרך הקבלות. זו עוד סיבה חשובה להקפיד על רישום של קבלה.
יש הבדל גדול בתשלום מקדמות מס ממע"מ. אם מגיע לנו החזר (כלומר ניכו לנו במקור יותר ממה שהיינו צריכים לשלם) לא מקבלים החזר אלא מעבירים את היתרה לדו"ח הבא. זו סיבה טובה להיעזר בכספית משום שהיא עושה זאת אוטומטית.
המקדמות מחושבות כאחוז מן המחזור העסקי.
עבור עוסק מורשה המחזור העסקי הוא סכום החשבוניות וחשבוניות הקבלה שהוא הנפיק בתקופה.
עבור עוסק פטור המחזור הוא סכום הקבלות שהוא הנפיק בתקופה.
כספית יודעת לחשב את המחזור המתאים לפי סוג העסק.
מה מתבצע בפועל?
נכנסים למסך פרטי העסק ומעדכנים שם האם תשלום המע"מ ותשלום המקדמות הוא חודשי או דו חודשי.
מזינים את אחוז מקדמות המס מן הפנקס שקיבלנו.
כאשר מגיע מועד הגשת דו"ח מקדמות מס, נכנסים למסך מקדמות מס ומעתיקים את הפרטים הרלוונטיים לפנקס.
ניתן לצפות ברשימת התנועות שלפיהן כספית חישבה את המחזור.
אפשר גם לצפות בדו"ח המציג את התשלום השנתי של המקדמות ובו מוצגת היתרה (אם יש כזו) המועברת מתקופת תשלום אחת לשנייה.
משלמים את הסכום באתר האינטרנט של מס הכנסה או בסניף הדואר הקרוב.
ספר הזמנות
אם אתה עצמאי חשוב שתוודא האם אתה חייב לנהל ספר הזמנות.
איך מוודאים? קוראים את הוראות ניהול ספרים ובודקים איזו תוספת חלה עליך.
ספר ההזמנות יכול להתנהל בכספית ברשימת הזמנות עבודה. אם אתה לא משתמש בכספית, אלא מנהל את החשבונות ידנית אתה צריך להשיג ספר כרוך. כלומר חוברת עם כריכה שהדפים בה ממוספרים. לא מחברת שניתן לתלוש ממנה דפים בקלות, ולא קלסר שבו אתה אוסף דפים מחוררים.
חובה לרשום בספר כל הזמנה שקיבלת.
מומלץ לא להתעלם מהחובה לנהל ספר הזמנות. אי ניהול של הספר היא הזמנה לרשות המיסים לפסול לך את הספרים, מה שיכול לגרום לך לנזק גדול. אם אתה חושב שמדובר בענייני זוטא אתה מוזמן לקרוא על מספר עסקים שלא ניהלו ספר הזמנות:
ביהמ"ש: אי-ניהול ספר הזמנות מצדיק פסילת ספרי החשבונות של החברה
ערר 9/15 יעקב סמנה נ' פקיד שומה רמלה (ניתן ביום 5.3.2019)
הערר הוא בעניין פסילת ספרים של מספרה. הספרים לשנים 2012-2010 נפסלו עקב אי ניהול ספר הזמנות וליקויים נוספים. ועדת הערר החליטה לדחות את הערר ולאשר את פסילת הספרים.
הנה הסעיף המתאים מתקנות ניהול ספרים:
15.
(א) ספר הזמנות יהיה ספר כרוך.
(ב) בספר ההזמנות יירשמו -
(1) מספר סידורי של ההזמנה;
(2) תאריך קבלת ההזמנה;
(3) שם המזמין ומענו; היה מענו של הלקוח ידוע לנישום - אין חובה לציינו;
(4) תיאור הטובין או השירות שהוזמנו, או ציון המפרט את התיעוד שבו נכלל התיאור האמור.
הכרה בחוב אבוד
הלקוח לא משלם ונעלם. קורה לכולם. מה עושים? איך מקטינים את הנזק ולכל הפחות מקבלים חזרה את המע"מ ששילמנו בחשבונית?
הפיתרון נראה פשוט. מפיקים חשבונית זיכוי ושולחים ללקוח הסרבן. וזהו?
אז זהו שלא. זה לא כל כך פשוט. צריך להראות לרשות המיסים שעשינו הכל, אבל ממש הכל, בכדי לקבל את התשלום. זה כולל תהליכי הוצאה לפועל.
רוצים להבין לעומק? קיראו את ההנחיות של רשות המיסים להכרה בחוב אבוד.
